Van EOR naar een eigen Italiaanse vestiging: wanneer is het moment daar?

Een Employer of Record (EOR) is bedoeld als begin, niet per se als eindstation. Voor de eerste één tot een handvol werknemers in Italië is het bijna altijd de snelste en goedkoopste route. Maar op een gegeven moment groeit het team, komt er lokale omzet en wordt een eigen Italiaanse vennootschap een serieuze optie. Hoe weet u wanneer?

De signalen  

Het team groeit en blijft. Bij vijf, tien of twintig werknemers, met een duidelijk vast karakter, wegen de vaste kosten van een eigen vennootschap minder zwaar per persoon.

U sluit lokaal contracten. Als Italiaanse klanten met een Italiaanse partij willen contracteren, of als uw verkopers feitelijk contracten sluiten, kan een eigen vennootschap of geregistreerde vaste inrichting nodig zijn.

U huurt een kantoor of werkplaats. Een vaste bedrijfsruimte op naam van uw bedrijf verandert de fiscale positie. Een eigen vennootschap maakt de structuur dan helder.

U wilt subsidies of aanbestedingen. Sommige regelingen vragen een Italiaanse entiteit.

Uw producten vragen een lokale registratie. In farma en medische technologie bijvoorbeeld.

Geen van die signalen betekent automatisch dat u moet overstappen. Samen maken ze de vraag wel urgent.

De rekensom  

Een EOR kost de loonkosten plus een vaste vergoeding per werknemer. Bij ons is dat €250 per maand. Die kosten groeien lineair met het aantal werknemers.

Een eigen srl kost de loonkosten plus vaste kosten die niet meegroeien:

• oprichting, notaris en registraties;
• een lokale accountant en boekhouding;
• salarisadministratie, intern of uitbesteed;
• jaarrekening, aangiften en eventuele controle;
• bestuur: wie is de bestuurder en hoe wordt hij bezoldigd;
• bankrekening en betalingsverkeer;
• tijd van uw eigen financiële en juridische afdeling.

Bij een klein team zijn die vaste kosten per werknemer hoog. Bij een groter team worden ze per persoon kleiner. Ergens ligt een kantelpunt. Waar precies, hangt af van uw situatie: hoeveel administratie u zelf kunt doen, hoe complex de Italiaanse activiteit is en hoeveel zekerheid u hebt over de toekomst.

Vergeet de risicokant niet. Een eigen vennootschap is moeilijker af te bouwen als de plannen veranderen. Met een EOR kunt u stoppen zonder een vennootschap te liquideren.

Een hybride model  

Veel bedrijven kiezen niet voor alles of niets. Ze richten een eigen vennootschap op voor het kernteam en de lokale verkoop, en houden de EOR voor:

• werknemers in andere regio’s;
• tijdelijke projecten;
• nieuwe functies waarvan het nog onzeker is of ze blijven.

Zo combineert u de stabiliteit van een eigen vestiging met de flexibiliteit van een EOR.

Zo verloopt de overstap  

1. Oprichting. Uw Italiaanse vennootschap wordt opgericht en geregistreerd bij de belastingdienst, INPS en INAIL. Dat kost maanden; begin op tijd.
2. Salarisadministratie inrichten. Intern of uitbesteed. Wij kunnen de verloning blijven doen voor €55 per loonstrook.
3. Overdracht van de werknemers. De werknemers gaan over naar uw vennootschap. Hun dienstjaren, opgebouwde rechten en de TFR blijven behouden.
4. Communicatie. Leg de werknemers uit wat er verandert: de werkgever op het contract, niet hun werk, salaris of rechten.
5. Afronding. De EOR sluit de administratie af en draagt alle gegevens over.

De TFR bij de overstap  

Een veelgestelde vraag: wat gebeurt er met de opgebouwde TFR? Bij een correcte overdracht blijft de anciënniteit behouden. Als de TFR maandelijks in een pensioenfonds is gestort, zoals wij standaard doen, is er geen opgebouwde schuld die moet worden overgedragen. Anders moet de afwikkeling van de opgebouwde TFR in de overdracht worden geregeld.

Vergelijking met Nederland  

Wie in Nederland een bv heeft opgericht, kent de stappen. Een Italiaanse srl kent vergelijkbare onderdelen, maar met andere doorlooptijden en meer formele vereisten. Reken op meer tijd dan u gewend bent, en op een lokale adviseur voor de oprichting.

Wat u vooraf regelt  

Begin zes tot twaalf maanden voor de gewenste overstap met de voorbereiding. Kies een lokale accountant, beslis wie de bestuurder wordt, bepaal of de salarisadministratie intern of extern komt en stem de datum van de overdracht af op een natuurlijk moment, bijvoorbeeld het begin van een kwartaal of een nieuw jaar. Laat de werknemers tijdig weten wat er gebeurt, zodat de overstap geen onzekerheid geeft.

Kort gezegd  

Een EOR is de juiste start. Een eigen vestiging wordt interessant als het team groeit en blijft, als u lokaal contracten sluit of een vaste ruimte hebt. Maak de rekensom, overweeg een hybride model en plan de overstap op tijd. Meer over de keuze leest u in EOR, eigen vestiging of freelancers en over srl of filiaal .