Vaste inrichting in Italië: wanneer uw verkoper uw bedrijf belastingplichtig maakt

Een Employer of Record (EOR) lost de vraag op wie de werkgever is. Het lost niet automatisch een andere vraag op: wordt uw Nederlandse of Belgische vennootschap in Italië belastingplichtig omdat daar iemand voor u werkt? Dat is de vraag naar de vaste inrichting, in het Italiaans stabile organizzazione. Voor verkoopfuncties is die vraag het belangrijkst.

Dit artikel geeft een overzicht. Het is geen fiscaal advies; laat uw concrete situatie beoordelen door een fiscalist.

Wat een vaste inrichting is  

Een vaste inrichting is, kort gezegd, een plek of persoon via wie een buitenlands bedrijf in een land zijn bedrijf uitoefent. Als die er is, mag dat land de winst belasten die aan die activiteit toe te rekenen is. Het belastingverdrag tussen Nederland en Italië, en dat tussen België en Italië, regelen wanneer dat zo is.

Grofweg zijn er twee varianten:

• Een vaste bedrijfsruimte. Een kantoor, werkplaats of andere plek die ter beschikking staat van het bedrijf.
• Een vertegenwoordiger. Een persoon die namens het bedrijf gewoonlijk contracten sluit, of daarbij de doorslaggevende rol speelt.

Waarom verkopers het grootste risico vormen  

Een developer die code schrijft voor uw product, sluit geen contracten met Italiaanse klanten. Een servicemonteur die machines onderhoudt evenmin, al hangt het af van wat hij precies doet. Een verkoper doet dat wel, of komt er dichtbij.

Het risico ontstaat als de verkoper:

• contracten namens uw vennootschap tekent;
• prijzen en voorwaarden vrij kan vaststellen;
• offertes uitbrengt die de klant alleen nog hoeft te accepteren;
• in de praktijk de doorslaggevende rol speelt, ook als het hoofdkantoor formeel tekent.

Dat de verkoper bij een EOR in dienst is, verandert daar niets aan. Het gaat om wat hij namens uw bedrijf doet, niet om wie zijn loon betaalt.

Hoe u het risico beperkt  

Veel bedrijven richten de rol zo in dat de verkoper voorbereidt en het hoofdkantoor beslist:

• Bevoegdheden vastleggen. De verkoper mag geen contracten namens uw vennootschap tekenen.
• Prijzen en voorwaarden centraal. Het hoofdkantoor stelt ze vast; de verkoper werkt binnen een prijslijst.
• Goedkeuring op het hoofdkantoor. Offertes en contracten worden in Nederland of België beoordeeld en getekend.
• Geen vaste bedrijfsruimte. De verkoper werkt thuis of onderweg; geen kantoor op naam van uw vennootschap.
• Documenteren. Leg het proces vast, zodat u kunt aantonen hoe beslissingen worden genomen.

Die maatregelen moeten in de praktijk kloppen, niet alleen op papier. Een verkoper die formeel niet tekent, maar in feite alles beslist, kan alsnog een vaste inrichting creëren.

Andere functies  

Voor de meeste niet-commerciële functies is het risico kleiner:

• Developers en engineers die aan uw product werken.
• Ondersteunende functies zoals support, administratie of marketing zonder contractbevoegdheid.
• Technici die installaties en onderhoud doen.

Voor functies met een leidinggevende rol in Italië, zoals een country manager, verdient de vraag aandacht. Wie alle Italiaanse activiteiten leidt, komt dicht bij de rol van vertegenwoordiger.

Wanneer een vaste inrichting geen probleem is  

Soms is een vaste inrichting onvermijdelijk of zelfs logisch. Als u in Italië serieuze omzet draait, met lokale contracten en een team, dan is het vaak beter dat te erkennen en de structuur daarop aan te passen. Dat kan een eigen Italiaanse vennootschap zijn, of een geregistreerde vaste inrichting met een eigen administratie. De EOR kan dan de werknemers overdragen zonder verlies van dienstjaren.

Vragen voor uw fiscalist  

1. Welke bevoegdheden heeft de verkoper feitelijk?
2. Wie stelt prijzen en voorwaarden vast?
3. Waar worden contracten getekend en wie beslist?
4. Heeft de verkoper een vaste werkplek die aan uw bedrijf toe te rekenen is?
5. Wat zeggen het belastingverdrag en de huidige praktijk?
6. Op welk moment is een eigen vennootschap verstandiger?

[Review: passage over vaste inrichting laten valideren door een fiscalist vóór publicatie.]

De rol van de EOR  

Een Employer of Record kan het risico op een vaste inrichting niet wegnemen, maar wel helpen het te beheersen. In het arbeidscontract kunnen de taken en bevoegdheden van de werknemer duidelijk worden omschreven, inclusief de bepaling dat hij geen contracten namens uw vennootschap sluit. Dat is een nuttige basis, mits de praktijk ermee overeenkomt. Vraag uw fiscalist om de functieomschrijving vóór de start te bekijken.

Kort gezegd  

Een EOR regelt het werkgeverschap, niet uw belastingpositie. Bij verkoopfuncties is de vraag naar de vaste inrichting serieus. Leg bevoegdheden vast, houd beslissingen op het hoofdkantoor en laat de structuur beoordelen. Meer over de rol van de eerste verkoper leest u in uw eerste verkoper in Italië .