Thuiswerken in Italië: waarom u een schriftelijke lavoro agile-afspraak nodig hebt

Veel Nederlandse en Vlaamse bedrijven die in Italië iemand aannemen, hebben daar geen kantoor. De nieuwe collega werkt dus thuis, met af en toe een reis naar het hoofdkantoor. In Nederland regelt u dat met een thuiswerkbeleid en een vergoeding. In Italië is het een formele afspraak. De wet noemt het lavoro agile, in de volksmond smart working, en vraagt een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer.

Wat lavoro agile betekent  

Lavoro agile is een manier om een dienstverband uit te voeren. Een deel van het werk gebeurt buiten de bedrijfsruimte, zonder vaste werkplek voor dat deel. Het werk wordt georganiseerd in fases, cycli en doelen, niet op basis van fysieke aanwezigheid.

Het is geen apart type dienstverband. De werknemer houdt hetzelfde contract, dezelfde loonregels en dezelfde rechten als collega’s op locatie. De afspraak legt alleen vast hoe het thuiswerkdeel werkt.

Het verschilt van klassiek telewerk, waarbij iemand vanaf een vaste andere locatie werkt. Lavoro agile is flexibeler, en juist daarom moeten de regels op papier.

Waarom de schriftelijke afspraak verplicht is  

De afspraak is geen beleefdheid. De Italiaanse wet vraagt erom voor administratieve doeleinden en als bewijs. In de praktijk doet de overeenkomst meerdere dingen:

• ze toont dat beide partijen het eens zijn;
• ze legt de grenzen vast van het toezicht door de werkgever;
• ze ondersteunt de verplichte melding van de thuiswerkafspraak aan de instanties;
• ze beschermt u bij een geschil over uren, apparatuur, veiligheid of disciplinaire maatregelen.

Een algemeen thuiswerkbeleid van het Nederlandse hoofdkantoor is meestal niet genoeg, omdat het de punten die de Italiaanse wet verwacht niet behandelt.

Wat de afspraak regelt  

Hoe het werk buiten kantoor gebeurt. Welke taken thuis kunnen, hoe de werknemer zich meldt, hoe de werkgever het werk aanstuurt en welke technologie wordt gebruikt.

Toezicht. In Italië is monitoring van werknemers beperkt. De afspraak legt vast hoe de werkgever toezicht houdt en respecteert de regels over controle op afstand. Wilt u monitoringsoftware gebruiken, check dat dan eerst. Wat in Nederland met instemming van de ondernemingsraad mag, is in Italië niet vanzelf toegestaan.

Disciplinair gedrag. Welk gedrag buiten kantoor tot disciplinaire maatregelen kan leiden.

Apparatuur. Wie laptop, telefoon en andere apparatuur levert, wie onderhoud betaalt en wie verantwoordelijk is voor beveiliging. Gebruikt de werknemer eigen apparatuur, leg dat dan vast met de voorwaarden.

Rust en onbereikbaarheid. De afspraak legt rusttijden vast en de technische en organisatorische maatregelen die het mogelijk maken om onbereikbaar te zijn. Dat is een kernpunt. Een team dat op elk moment antwoord verwacht, botst ermee.

Duur en beëindiging. De afspraak kan voor onbepaalde of bepaalde tijd zijn en bepaalt de termijn om het thuiswerken te beëindigen. Voor sommige werknemers gelden strengere regels.

Veiligheid en gezondheid. De werkgever blijft verantwoordelijk voor veilige arbeidsomstandigheden en geeft de werknemer schriftelijk informatie over de risico’s van werken buiten kantoor.

Gelijke behandeling  

Een thuiswerker mag niet slechter behandeld worden dan collega’s die hetzelfde werk op locatie doen: niet in loon volgens de cao, niet in opleiding en niet in loopbaankansen.

Het voordeel van dezelfde tijdzone  

Voor Nederlandse bedrijven is er goed nieuws. Italië zit in dezelfde tijdzone. Het spanningsveld dat Amerikaanse bedrijven ervaren, met vergaderingen ’s avonds laat Italiaanse tijd, speelt bij u nauwelijks. Uw Italiaanse collega werkt dezelfde kantooruren als het team in Utrecht of Antwerpen. Leg toch bereikbaarheidsvensters vast, zeker als uw klanten in andere tijdzones zitten.

Veelgemaakte fouten  

• Thuiswerken toestaan per e-mail.
• Eén thuiswerkbeleid voor alle landen.
• Het recht op onbereikbaarheid overslaan.
• Monitoringsoftware installeren zonder de grenzen te checken.
• De schriftelijke veiligheidsinformatie vergeten.
• De verplichte melding niet doen.

Praktische stappen  

1. Bepaal welke functies thuis kunnen werken en hoe vaak.
2. Stel de afspraak op in het Italiaans, met een Engelse leesversie.
3. Stem haar af op de cao van de functie.
4. Leg bereikbaarheid en onbereikbaarheid vast.
5. Regel apparatuur en kosten.
6. Geef de veiligheidsinformatie schriftelijk.
7. Doe de melding en bewaar het bewijs.

Met een Employer of Record (EOR) stelt de EOR de afspraak op, doet de melding en houdt de papieren bij. U stuurt het dagelijkse werk aan.

Kort gezegd  

Een lavoro agile-afspraak is een wettelijke eis en een middel om risico’s te beheersen. Zet haar op papier vóór de eerste thuiswerkdag. Meer over thuiswerkende developers leest u op de pagina over softwareontwikkelaars in Italië .