Srl of filiaal in Italië: welke vorm past bij een Nederlands of Belgisch bedrijf?

Is het moment gekomen voor een eigen Italiaanse aanwezigheid, dan komt de volgende vraag: in welke vorm? De twee gebruikelijkste opties voor een buitenlands bedrijf zijn een dochtervennootschap, meestal een società a responsabilità limitata (srl), en een filiaal, in het Italiaans sede secondaria. Voor een Nederlands bedrijf is de vergelijking met een bv tegenover een nevenvestiging de makkelijkste ingang.

Dit artikel geeft een overzicht. Laat de keuze voor uw situatie beoordelen door een Italiaanse adviseur en uw fiscalist.

De srl: een eigen vennootschap  

Een srl is een zelfstandige Italiaanse rechtspersoon met beperkte aansprakelijkheid, vergelijkbaar met een Nederlandse bv of een Belgische bv. Uw Nederlandse of Belgische vennootschap is aandeelhouder.

Kenmerken:

• Beperkte aansprakelijkheid. Schulden van de srl zijn in principe niet de schulden van het moederbedrijf.
• Eigen administratie. De srl heeft een eigen boekhouding, jaarrekening en aangiften.
• Eigen bestuur. Er is een bestuurder of bestuur, dat in Italië verantwoordelijkheden heeft.
• Lokaal beeld. Voor Italiaanse klanten, leveranciers en kandidaten is een srl een vertrouwde vorm.
• Werkgever. De srl neemt het Italiaanse personeel in dienst.

Het filiaal: een vestiging van uw bedrijf  

Een filiaal is geen aparte rechtspersoon. Het is een geregistreerde vestiging van uw Nederlandse of Belgische vennootschap in Italië.

Kenmerken:

• Geen aparte aansprakelijkheid. Het moederbedrijf is rechtstreeks aansprakelijk voor de verplichtingen van het filiaal.
• Administratie. Het filiaal heeft een eigen administratie voor de Italiaanse activiteit en aangiften in Italië, naast de administratie van het moederbedrijf.
• Vertegenwoordiger. Er is een lokale vertegenwoordiger met bevoegdheden.
• Beeld. Voor sommige Italiaanse partners minder vertrouwd dan een srl.
• Werkgever. Het filiaal kan personeel in dienst nemen, met uw buitenlandse vennootschap als werkgever.

Naast elkaar  

Wat telt voor de keuze  

Risico. Wilt u het Italiaanse risico afschermen van het moederbedrijf? Dan ligt een srl voor de hand.

Omvang. Voor een grote, zelfstandige Italiaanse activiteit is een srl gebruikelijker. Voor een beperkte activiteit kan een filiaal eenvoudiger lijken, maar de administratie is niet per se lichter.

Fiscale positie. Beide vormen hebben gevolgen voor de belastingheffing in Italië en in Nederland of België. Laat het effect doorrekenen, inclusief de toerekening van winst en de verrekenprijzen tussen moeder en dochter of filiaal.

Klanten en aanbestedingen. Sommige klanten en regelingen geven de voorkeur aan een Italiaanse vennootschap.

Toekomst. Verwacht u verdere groei, overnames of een lokale partner, dan biedt een srl meer flexibiliteit.

Wat het betekent voor uw werknemers  

Voor uw werknemers verandert weinig. Ze krijgen een Italiaans arbeidscontract onder de juiste cao, met dezelfde rechten. Het verschil is de naam van de werkgever op het contract. Bij een overstap van een Employer of Record (EOR) naar een srl of filiaal worden de werknemers overgedragen met behoud van dienstjaren.

De salarisadministratie  

Of u nu kiest voor een srl of een filiaal: u hebt een Italiaanse salarisadministratie nodig. Maandelijkse verloning, F24-betalingen uiterlijk de 16e, UniEmens, de jaaropgave CU en de jaaraangiften. Dat kunt u intern doen of uitbesteden. Wij doen het voor bedrijven met een eigen Italiaanse vestiging voor €55 per loonstrook.

Eerst EOR, dan vestiging  

Veel bedrijven beginnen met een EOR, zodat ze de Italiaanse markt kunnen testen zonder vestiging. Pas als het team en de omzet groeien, richten ze een srl of filiaal op. Dat geeft tijd om de juiste vorm te kiezen, en de werknemers kunnen naadloos worden overgedragen.

Doorlooptijd en kosten  

Voor beide vormen geldt dat de oprichting tijd kost: notariële stappen, inschrijving, fiscale registratie, een bankrekening en de aanmelding bij INPS en INAIL voor het personeel. Reken op maanden, niet weken, en op kosten voor een notaris, een lokale accountant en eventueel een juridisch adviseur. Daarna komen de doorlopende kosten van boekhouding, jaarrekening en aangiften. Neem dat mee in de afweging tegenover een EOR, waarbij die vaste kosten niet bestaan.

Kort gezegd  

Een srl biedt afgeschermde aansprakelijkheid en een vertrouwd lokaal beeld; een filiaal houdt de activiteit binnen uw eigen vennootschap. De keuze hangt af van risico, omvang, fiscaliteit en toekomstplannen. Lees ook wanneer van EOR naar een eigen vestiging en bekijk de salarisadministratie als u al een vestiging hebt.