Ontslag in Italië: geen UWV, geen kantonrechter vooraf, wel strenge regels

Een Nederlandse werkgever die iemand wil ontslaan, denkt meteen aan het UWV of de kantonrechter. Die preventieve toets bestaat in Italië niet. Dat klinkt als een verlichting, en dat is het deels ook. Maar wie daaruit afleidt dat ontslag in Italië makkelijk is, vergist zich. De toets komt achteraf, en de vorm telt minstens zo zwaar als in Nederland.

Dit artikel geeft het overzicht. Het is geen juridisch advies voor een concreet geval, wel een kaart zodat u op tijd de goede vragen stelt.

De manieren waarop een dienstverband eindigt  

De meeste vertrekken vallen in een paar groepen:

• de werknemer neemt ontslag;
• de werkgever ontslaat de werknemer;
• beide partijen spreken een beëindiging af;
• een tijdelijk contract loopt af;
• de werknemer gaat met pensioen.

Elke route heeft eigen stappen, kosten en risico’s. Ontslag op eigen verzoek is meestal het eenvoudigst. Ontslag door de werkgever vraagt de meeste zorg.

Ontslag op eigen verzoek  

In Nederland volstaat in de praktijk een duidelijke e-mail. In Italië niet. Een werknemer die wil vertrekken, dient zijn ontslag in via een officiële digitale procedure. Zo heeft het bedrijf een helder bewijs dat het de eigen keuze van de werknemer was.

Daarna werkt de werknemer de opzegtermijn uit. Die termijn is geen beleefdheid maar een plicht aan beide kanten, en de duur komt meestal uit de cao die op de functie van toepassing is. Hij kan verschillen per sector, dienstjaren en contracttype. Uw salarisadministrateur of EOR moet de juiste termijn bevestigen voordat u een overdracht plant.

Vertrekt de werknemer zonder de termijn uit te werken, dan kan de werkgever in het algemeen een vergoeding vorderen in plaats van de ontbrekende opzegtermijn. Wil de werkgever dat iemand direct stopt, dan kan hij vaak de termijn afkopen. Check hoe uw cao dat regelt.

Ontslag door de werkgever  

In Nederland moet u eerst toestemming hebben: een ontslagvergunning van het UWV voor bedrijfseconomische redenen, of ontbinding door de kantonrechter voor persoonlijke redenen. In Italië zegt de werkgever zelf op, zonder toestemming vooraf. Maar er moet een erkende reden zijn, en de werkgever moet die kunnen aantonen als de werknemer naar de rechter stapt.

Grofweg zijn er drie soorten redenen:

• Gedrag. Ernstig gedrag van de werknemer dat het vertrouwen schaadt. De werkgever volgt een formele disciplinaire procedure, met een schriftelijke beschuldiging en de kans voor de werknemer om te reageren. Vergelijk het met de zorgvuldigheid die een Nederlandse rechter verwacht bij verwijtbaar handelen.
• Bedrijfsredenen. Een objectieve noodzaak in de organisatie, zoals een functie die vervalt. De werkgever moet mogelijk aantonen dat herplaatsing elders in het bedrijf niet kan. Dat lijkt op de herplaatsingsplicht die u van het UWV kent.
• Andere gronden. Sommige situaties, zoals afwezigheid door ziekte langer dan de toegestane periode, hebben eigen regels.

Weet ook wat verboden is. Ontslag vanwege discriminatie, zwangerschap of ouderschapsverlof, of omdat een werknemer een wettelijk recht uitoefent, wordt zeer zwaar opgevat. Sommige van die ontslagen zijn nietig, niet alleen duur.

Een ontslag wordt schriftelijk meegedeeld. De brief vermeldt de reden duidelijk waar de wet dat vereist. Vage of te late brieven zijn een veelvoorkomende reden om een geschil te verliezen.

Beëindiging met wederzijds goedvinden  

De vaststellingsovereenkomst is in Nederland de populairste route. Italië kent iets vergelijkbaars: beide partijen tekenen afspraken over het vertrek, vaak met een bedrag bovenop wat al verschuldigd is. Dat verkleint de kans op een latere claim.

Het verschil zit in de vorm. In Nederland heeft de werknemer een bedenktermijn. In Italië moet de overeenkomst vaak worden getekend op een manier die de wet erkent, bijvoorbeeld bij de arbeidsinspectie of in aanwezigheid van een vakbondsvertegenwoordiger. Een privéovereenkomst alleen houdt mogelijk geen stand.

Tijdelijke contracten  

Een tijdelijk contract eindigt op de einddatum, maar de regels rond verlengen en opnieuw aangaan zijn streng. Wie te vaak verlengt, of zonder geldige reden waar die vereist is, kan het contract omzetten in een vast contract. Het principe kent u van de ketenregeling; de details zijn anders. Houd einddatums en beslissingen ruim van tevoren bij.

Wat de werknemer bij vertrek toekomt  

De eindafrekening omvat meer dan het laatste salaris:

• niet-opgenomen vakantie en verlof;
• het opgebouwde deel van de 13e en eventueel 14e maand;
• de TFR, de vergoeding die tijdens het dienstverband is opgebouwd;
• een vergoeding in plaats van opzegtermijn, als die van toepassing is.

Let op het verschil met de transitievergoeding. Die betaalt u in Nederland bij ontslag op initiatief van de werkgever. De TFR is in Italië bij elk einde verschuldigd, ook als de werknemer zelf vertrekt. Het is uitgesteld loon dat elk jaar groeit. Wie de TFR maandelijks laat storten in een pensioenfonds, zoals wij standaard doen, voorkomt dat er een grote verplichting oploopt.

Praktische stappen voor buitenlandse werkgevers  

1. Lees de cao vóór de aanname. Die bepaalt de opzegtermijn en veel vertrekvoorwaarden.
2. Leg prestatieproblemen en waarschuwingen schriftelijk vast. Het dossier dat u voor het UWV zou bouwen, is in Italië net zo nuttig.
3. Zeg een werknemer niet mondeling dat het voorbij is. Volg de formele stappen.
4. Raadpleeg lokale adviseurs voordat u een ontslag start, niet erna.
5. Plan de laatste verloning op tijd.
6. Denk aan apparatuur, toegang en gegevens. Sluit accounts op de vertrekdatum, niet eerder.

De kern  

Een dienstverband beëindigen in Italië is goed te doen als u het als proces behandelt. Ken de reden, volg de vorm, bewaar de papieren en begroot de volledige vertrekkosten. Verrassingen komen van overgeslagen stappen, niet van de regels zelf. De belangrijkste verschillen met Nederland staan naast elkaar in Italië vs Nederland .