Uw Italiaanse werknemer werkt een tijd in Nederland of België: wat verandert er?

Een Italiaanse werknemer van een Nederlands of Vlaams bedrijf komt natuurlijk naar het hoofdkantoor. Voor een teamdag, een kwartaalplanning, een opleiding in de fabriek. Soms wordt dat langer: een project van een paar maanden in Nederland, of de wens om helemaal te verhuizen. Wat betekent dat voor zijn Italiaanse contract?

Dit artikel geeft een overzicht. De precieze gevolgen hangen af van de situatie; meld het ons altijd vooraf.

Korte zakenreizen  

Een paar dagen naar Amsterdam, Eindhoven of Antwerpen voor overleg of training is een gewone zakenreis. Het Italiaanse contract, de Italiaanse sociale zekerheid en de Italiaanse loonheffing blijven gelden. Reiskosten en dagvergoedingen kunnen via de verloning worden vergoed, binnen de belastingvrije grenzen.

Ook bij korte reizen kan in sommige landen een melding vereist zijn, en het is verstandig dat de werknemer een A1-verklaring heeft. Die toont aan dat de sociale zekerheid in Italië blijft. Wij kunnen die aanvragen.

Detachering: tijdelijk werken in een ander land  

Werkt de werknemer een langere periode in Nederland of België, bijvoorbeeld voor een project, dan is het een detachering. Binnen de EU geldt dan:

• Sociale zekerheid. Met een A1-verklaring blijft de werknemer in principe verzekerd in Italië, voor een beperkte periode.
• Melding. Nederland en België vragen een melding vooraf van gedetacheerde werknemers.
• Arbeidsvoorwaarden. Bepaalde kernvoorwaarden van het land waar gewerkt wordt, zoals minimumloon en werktijden, moeten worden gerespecteerd.
• Belasting. Het belastingverdrag bepaalt waar het loon wordt belast. Bij een langere periode of als de kosten aan een Nederlandse of Belgische vestiging worden doorberekend, kan het werkland heffingsrecht krijgen.

Wij regelen de Italiaanse kant, de A1-verklaring en de melding. Voor de Nederlandse of Belgische kant kan aanvullend advies nodig zijn.

Structureel deels in Nederland werken  

Werkt de werknemer structureel een deel van de tijd in Nederland, bijvoorbeeld twee dagen per week op het hoofdkantoor, dan wordt het complexer. Dan kan de sociale zekerheid verschuiven naar het land waar de werkgever zit of waar een wezenlijk deel van het werk wordt gedaan, en verandert de belastingverdeling. Dit soort patronen moet vooraf worden beoordeeld.

Verhuizen naar Nederland of België  

Wil de werknemer verhuizen en vanuit Nederland of België blijven werken, dan past een Italiaans contract via een Italiaanse Employer of Record niet meer. De werknemer moet dan in het nieuwe land in dienst komen: bij uw eigen bedrijf daar, of via een werkgever in dat land.

De overgang vraagt aandacht voor:

• Einde Italiaans dienstverband. Met uitbetaling van TFR, niet-opgenomen verlof en het opgebouwde deel van de 13e en 14e maand.
• Nieuw contract. Volgens Nederlands of Belgisch recht, met een nieuwe proeftijd of juist niet, afhankelijk van de afspraken.
• Dienstjaren. Afspreken of de Italiaanse dienstjaren meetellen.
• Pensioen. Italiaanse pensioenopbouw blijft bestaan; binnen de EU worden tijdvakken samengeteld.
• Fiscaal. Mogelijk komt de werknemer in aanmerking voor regelingen voor inkomende werknemers; laat dat beoordelen.

Van Nederland naar Italië  

Het werkt ook andersom. Wil een Nederlandse of Belgische werknemer naar Italië verhuizen en daar voor u blijven werken, dan kan hij via een Employer of Record (EOR) in Italië in dienst komen. Hij krijgt een Italiaans contract, met Italiaanse sociale zekerheid en loonheffing. Is de werknemer geen EU-burger, dan is een Italiaanse werkvergunning nodig; een Nederlandse verblijfsvergunning geeft in principe geen recht om in Italië te werken.

Werken vanaf een vakantieadres  

Een Italiaanse werknemer die een paar weken vanuit een ander land wil werken, bijvoorbeeld bij familie, valt in een grijs gebied. Kort en incidenteel is meestal geen probleem; langer of herhaald kan gevolgen hebben voor belasting en premies. Leg in het thuiswerkbeleid vast wat mag en meld het vooraf.

Checklist  

1. Hoe lang en hoe vaak werkt de werknemer buiten Italië?
2. Is het een zakenreis, een detachering of structureel?
3. Is er een A1-verklaring nodig?
4. Moet er een melding in Nederland of België worden gedaan?
5. Wat zegt het belastingverdrag?
6. Bij verhuizing: wie wordt de nieuwe werkgever?

Kort gezegd  

Een zakenreis naar het hoofdkantoor is eenvoudig; een detachering vraagt een A1-verklaring en een melding; een verhuizing vraagt een nieuw dienstverband. Meld elke langere periode buiten Italië vooraf. Meer in onze veelgestelde vragen en op de pagina over werkvergunningen .