Uw Italiaanse freelancer in dienst nemen zonder eigen vestiging

Veel Nederlandse en Vlaamse bedrijven beginnen in Italië met een freelancer. Een developer die via een platform binnenkwam, een vertegenwoordiger die ooit één klant zou bezoeken, een productontwikkelaar bij de leveranciers in Toscane. Het werkt, het is snel en er is geen papierwerk. Tot de vraag komt: werkt deze persoon niet gewoon al voor ons?

Wanneer een freelancer eigenlijk een werknemer is  

In Nederland kijkt u naar gezag, persoonlijke arbeid en loon. Italië hanteert een vergelijkbare toets. De vragen die tellen:

• Werkt de persoon alleen of vrijwel alleen voor u?
• Bepaalt u werktijden, planning en werkwijze?
• Gebruikt de persoon uw systemen, uw e-mailadres, uw laptop?
• Zit de persoon in uw teamoverleg en in uw organigram?
• Wordt er per maand een vast bedrag gefactureerd, los van resultaat?

Hoe meer ja, hoe groter het risico dat de Italiaanse autoriteiten de relatie als dienstverband zien. Wat er op het contract staat, telt minder dan hoe het in de praktijk loopt.

Wat er misgaat bij herkwalificatie  

Wordt de opdracht als dienstverband aangemerkt, dan zijn de gevolgen voor uw bedrijf vergelijkbaar met een naheffing in Nederland, maar met Italiaanse posten:

• nabetaling van werkgeverspremies bij INPS en de ongevallenverzekering bij INAIL;
• naheffing van loonheffing die niet is ingehouden;
• boetes en rente;
• claims van de persoon op werknemersrechten, zoals de 13e maand, betaald verlof en de TFR over de hele periode.

Daar komt een praktisch probleem bij: zonder Italiaanse vestiging hebt u geen werkgeverspositie in Italië. U kunt de situatie dan niet eenvoudig “repareren” door de persoon zelf in dienst te nemen.

Omzetten via een Employer of Record  

Een Employer of Record (EOR) lost precies dat op. De EOR neemt de persoon in dienst op een Italiaans arbeidscontract onder de juiste cao. U blijft het werk aansturen. Er verandert weinig in de dagelijkse samenwerking, maar de juridische basis klopt.

Het proces duurt doorgaans ongeveer 30 dagen:

1. Kostenraming. We rekenen uit wat het huidige tarief betekent als bruto jaarsalaris en wat de totale werkgeverskosten worden.
2. Cao en niveau. We kiezen de cao die past bij de activiteit en het functieniveau dat past bij het werk.
3. Aanbod. De persoon krijgt een aanbod met RAL, niveau, uren en voorzieningen.
4. Afronding freelance. De freelancer sluit de lopende facturen af.
5. Start. Melding van indiensttreding, aanmelding bij INPS en INAIL, eerste verloning.

Het gesprek met de freelancer  

Voor de persoon zelf is het een grote verandering, en niet alleen positief. Een Italiaanse freelancer heeft een eigen fiscaal regime, eigen kosten en eigen premies. Sommigen houden onder het freelancerregime netto meer over dan als werknemer bij hetzelfde bedrag.

Wees daarom open over de afweging. Als werknemer krijgt de persoon:

• een vast contract met bescherming tegen ontslag;
• een 13e en eventueel 14e maand;
• betaald verlof en betaald ziekteverlof;
• de TFR-opbouw;
• pensioenopbouw via INPS;
• recht op een werkloosheidsuitkering bij ontslag;
• een loonstrook die banken en verhuurders accepteren.

Reken het tarief niet één-op-één om. Een factuurbedrag van een freelancer is iets anders dan een RAL. Vertrek liever van de totale kosten die u nu betaalt en kijk welke RAL daar met werkgeverslasten en onze vergoeding in past. Dan ziet u snel of het salaris aantrekkelijk genoeg is.

Wat u meeneemt in het contract  

Bij het omzetten is het een goed moment om afspraken vast te leggen die er bij de freelanceopdracht misschien niet waren:

• Intellectuele eigendom. Een expliciete overdracht van rechten op werk en code aan uw bedrijf.
• Geheimhouding. Over klanten, prijzen en technische informatie.
• Thuiswerken. In Italië vraagt thuiswerken een schriftelijke afspraak, met regels over apparatuur en onbereikbaarheid.
• Concurrentiebeding. Alleen geldig als het schriftelijk is, betaald wordt en beperkt is in tijd, plaats en activiteit.

Dienstjaren en verleden  

Een omzetting begint als nieuw dienstverband. De periode als freelancer telt in principe niet als dienstjaren, tenzij u dat afspreekt. Een veelgestelde vraag is of het verleden alsnog een risico vormt. Het omzetten neemt het risico voor de toekomst weg; voor de voorgaande periode is het verstandig de situatie met een adviseur te bespreken.

Ook voor werknemers van andere aanbieders  

Dezelfde aanpak werkt als uw Italiaanse werknemer nu via een andere EOR in dienst is en u wilt overstappen. Ook dat regelen we doorgaans binnen ongeveer 30 dagen.

Kort gezegd  

Een fulltime freelancer die alleen voor u werkt, is in Italië een risico dat elke maand groeit. Omzetten via een EOR maakt de situatie in een maand correct, zonder dat u een vestiging nodig hebt. Wat het kost, berekent u in de kostencalculator . Meer over de keuze tussen de routes leest u in EOR, eigen vestiging of freelancers .