Hoe snel kunt u iemand in Italië aannemen via een EOR? Een realistische tijdlijn

“Wanneer kan ze beginnen?” Het is de eerste vraag van elke hiring manager. Bij een eigen Italiaanse vennootschap is het antwoord vaak: over een paar maanden, want de vennootschap moet eerst worden opgericht en geregistreerd. Met een Employer of Record (EOR) kan het veel sneller. Maar ook dan zijn er stappen die tijd kosten. Hier is een eerlijke tijdlijn.

De korte versie  

Voor een EU-burger die direct beschikbaar is, kan een aanname via een EOR binnen enkele dagen na een getekend aanbod rond zijn. Voor iemand met een lopende baan bepaalt de opzegtermijn de startdatum. Voor iemand van buiten de EU bepaalt de vergunningsprocedure het tempo.

Stap 1: kostenraming en offerte  

U stuurt ons de functie, het beoogde salaris, de startdatum en de standplaats. Binnen één werkdag krijgt u een volledige kostenopbouw, met de cao die we voorstellen en waarom.

Tijd: één werkdag.

Stap 2: dienstverleningsovereenkomst  

U tekent één overeenkomst met ons. Die regelt wat wij doen, wat u doet en hoe gefactureerd wordt. Bij de start betaalt u een terugbetaalbare waarborg van één maand geschatte kosten en één maand vooruit.

Tijd: afhankelijk van uw interne goedkeuring; meestal enkele dagen.

Stap 3: aanbod en contract  

We stellen het Italiaanse arbeidscontract op onder de juiste cao, met niveau, salaris, uren, proeftijd en voorzieningen. In het Italiaans, met een Engelse leesversie. Daarbij horen, waar nodig, een thuiswerkafspraak, een apparatuurbeleid en een IE-bepaling.

Tijd: enkele dagen, inclusief uw review.

Stap 4: opzegtermijn van de kandidaat  

Dit is meestal de langste stap, en u hebt er de minste invloed op. De opzegtermijn volgt uit de cao van de huidige werkgever en hangt af van niveau en dienstjaren: van enkele weken tot meerdere maanden.

Tijd: variabel. Vraag er vroeg naar.

Stap 5: indiensttreding  

Fiscaal nummer, gegevens voor de verloning, bankrekening, melding van indiensttreding de dag vóór de start. Omdat wij al bij INPS, INAIL en de belastingdienst geregistreerd zijn, hoeft er voor uw bedrijf niets nieuws te worden opgezet.

Tijd: enkele dagen, parallel aan stap 4.

Stap 6: eerste werkdag en eerste verloning  

De werknemer begint. De eerste verloning volgt aan het einde van de maand, naar rato als de start halverwege de maand valt.

Waar het vertraagt  

• Late beslissingen over het salaris. Een aanbod dat drie keer heen en weer gaat, kost weken.
• Onduidelijke functie. Zonder duidelijke functieomschrijving is het niveau in de cao moeilijk te bepalen.
• Interne goedkeuring. Inkoop- en juridische processen bij het Nederlandse moederbedrijf kunnen langer duren dan de Italiaanse kant.
• Werkvergunning. Voor niet-EU-burgers is dit de bepalende factor.

Werkvergunningen  

Komt de kandidaat van buiten de EU, dan moet de werkvergunning (nulla osta) zijn verleend voordat de werknemer begint. De belangrijkste routes zijn de EU Blue Card voor hoogopgeleide functies boven een salarisgrens, en de gewone werkvergunning binnen het jaarlijkse quotasysteem. Na de vergunning volgt het visum bij het Italiaanse consulaat in het land van de werknemer. Reken op een aanzienlijk langere doorlooptijd dan voor een EU-burger en begin zo vroeg mogelijk.

Let op: een Nederlandse of Belgische verblijfsvergunning geeft in principe geen recht om in Italië te werken. Een collega die nu bij u in Nederland werkt met een kennismigrantenvergunning, heeft voor Italië een eigen procedure nodig.

Sneller: freelancers en overstappers  

Wilt u een bestaande Italiaanse freelancer omzetten, of een werknemer overnemen van een andere EOR, dan is er geen opzegtermijn bij een derde werkgever. Dat gaat doorgaans binnen ongeveer 30 dagen.

Tijd winnen  

1. Leg salarisruimte en functie vast voordat u met kandidaten praat.
2. Vraag de offerte aan zodra er een serieuze kandidaat is, niet pas na het aanbod.
3. Teken de dienstverleningsovereenkomst parallel aan de laatste gesprekken.
4. Vraag de kandidaat vroeg naar cao, niveau en opzegtermijn.
5. Begin bij niet-EU-kandidaten direct met de vergunningstoets.

Ter vergelijking: een eigen srl  

Met een eigen Italiaanse vennootschap komen daar de oprichting, de bankrekening en de registraties bij INPS, INAIL en de belastingdienst bij, plus het inrichten van een salarisadministratie. Dat kost maanden. Voor de eerste aanname is dat zelden de moeite waard.

Kort gezegd  

Met een EOR bepaalt niet de Italiaanse bureaucratie het tempo, maar de opzegtermijn van uw kandidaat of de vergunningsprocedure. Vraag vroeg een offerte aan, en lees meer over opzegtermijnen en startdatums .