Fringe benefits en welfareplannen in Italië: de jaarlijkse vrijstelling benutten

In Nederland kent elke salarisadministrateur de werkkostenregeling: een vrije ruimte als percentage van de fiscale loonsom, waarbinnen u vergoedingen en verstrekkingen onbelast kunt geven. Italië heeft een vergelijkbaar instrument, maar het werkt anders. De vrijstelling geldt per werknemer, met een vast jaarbedrag. Wie haar goed gebruikt, geeft werknemers meer waarde tegen lagere kosten dan hetzelfde bedrag als salaris.

De jaarlijkse grens  

De regel is eenvoudig. Voordelen in natura en vergelijkbare verstrekkingen aan een werknemer blijven belastingvrij onder een jaarlijkse grens:

• de algemene grens is €1.000 per werknemer per jaar;
• voor werknemers met kinderen ten laste is de grens €2.000 per jaar.

De grens geldt per werknemer, niet per bedrijf. Het is een jaarbedrag; ongebruikte ruimte schuift niet door naar het volgende jaar.

Wij behandelen dit cijfer als secundair. Grenzen en voorwaarden veranderen met de begrotingswetten. Laat de actuele grens bevestigen voordat u een beleid publiceert.

Het verschil met de werkkostenregeling  

In Nederland kunt u de vrije ruimte over de hele loonsom verdelen: de ene werknemer krijgt meer, de andere minder. Gaat u erover, dan betaalt u als werkgever een eindheffing over het meerdere.

In Italië werkt het per persoon. Elke werknemer heeft een eigen grens. Gaat de waarde voor een werknemer erover, dan komt de gunstige behandeling voor die werknemer in gevaar, en wordt in het algemeen het hele bedrag belast, niet alleen het deel boven de grens.

Dat vraagt een andere discipline. U moet per werknemer bijhouden wat er in de loop van het jaar is gegeven.

Waarom de grens telt voor de kosten  

Een euro als salaris wordt bij de werknemer belast en levert bovendien werkgeverspremies op. Een euro binnen de fringe benefit-grens wordt gunstiger behandeld. De werknemer houdt er meer van over en u betaalt er minder bovenop.

Er is een tweede effect: werknemers zien het voordeel als een echte toevoeging. In een markt waarin salarissen scherp worden vergeleken, helpt dat bij werving en behoud.

Wie de hogere grens krijgt  

De hogere grens hangt af van de gezinssituatie: werknemers met kinderen ten laste. De salarisadministratie heeft documenten nodig om dat te bevestigen. Neem dat op in de indiensttreding, en richt een proces in om de gegevens bij te werken als de situatie verandert.

Gebruikelijke toepassingen  

Huishoudelijke kosten. Bijdragen aan energie- en waterrekeningen zijn een gangbare keuze, eenvoudig te begrijpen en te documenteren.

Welfareplannen. Sommige werkgevers zetten een welfareplan op waarin werknemers kiezen uit goedgekeurde categorieën. Dat geeft keuze en houdt de administratie op één plek. In Italië is dat bij grotere werkgevers populair.

Gezinsondersteuning. Voor werknemers met kinderen geeft de hogere grens ruimte voor onderwijs- of opvanggerelateerde zaken.

Relocatie. Voor internationale aannames kan een deel van het pakket binnen de grens vallen in plaats van in het brutoloon. Laat checken welke posten in aanmerking komen.

De precieze lijst van toegestane posten volgt uit wet en praktijk. Beloof een werknemer geen voordeel voordat de salarisadministratie heeft bevestigd dat het past.

Andere vrijstellingen ernaast  

De fringe benefit-grens staat niet alleen. Andere voorzieningen hebben eigen regels:

• Maaltijdcheques. Elektronisch tot €10 per gewerkte dag vrijgesteld.
• Aanvullend zorgfonds. Bijdragen vrijgesteld tot €3.615,20 per jaar.
• Productiviteitspremie. Tot €5.000 per jaar tegen 1% onder een kwalificerende regeling.

Die posten tellen niet mee voor de fringe benefit-grens, maar hebben hun eigen voorwaarden.

Een beleid opzetten  

Begin bij de cijfers. Bepaal welk deel van het pakket u als voordelen wilt geven en check of het voor elke groep werknemers binnen de grens past. Houd het daarna eenvoudig:

1. Bepaal welke voordelen u biedt en de regel voor elk.
2. Verzamel bij de indiensttreding de documenten over de gezinssituatie.
3. Registreer per werknemer de waarde die in de loop van het jaar wordt gegeven.
4. Herzie het beleid bij elke wetswijziging.

Een kort schriftelijk beleid voorkomt geschillen en geeft de accountant een helder spoor.

Met een Employer of Record  

Zonder Italiaanse vestiging moet u dit toch regelen. Een Employer of Record (EOR) verzorgt de verloning in Italië, houdt de totalen per werknemer bij en past voor elke werknemer de juiste grens toe. U bepaalt het pakket; de EOR houdt de administratie correct. Voor één of twee werknemers is dat veel eenvoudiger dan zelf een proces opzetten.

Kort gezegd  

De Italiaanse fringe benefit-grens is €1.000 per werknemer per jaar, €2.000 met kinderen ten laste. Ze werkt per persoon, niet over de loonsom. Houd per werknemer het totaal bij, laat de actuele grens bevestigen en combineer haar met maaltijdcheques en andere vrijstellingen. Zie ook leaseauto, laptop en telefoon en looncomponenten in Italië .